Twitter en de organisatie van een congres

Twitteren tijdens en over congressen vindt meer en meer zijn intrede. Sommige fervente Twitteraars vinden zelfs dat de waarde van een congres afneemt als je er niet over mag of kan Twitteren. Door Twitter in te zetten bij een congres wordt er extra publiciteit en bekendheid gegenereerd voor het onderwerp en het congres. Toch mag je niet overal Twitteren. Als je Twitter wil toepassen als organisator van een congres, dan heeft VDMMP op basis van haar eigen ervaringen als organisator en bezoeker een aantal aandachtspunten om rekening mee te houden:

1. Wil je Twitter gericht inzetten tijdens een congres, geef dit aan bij de start van het congres en meld ook de #hashtag. Laat de deelnemers vooraf een #hashtag afspreken, of verzin zelf in overleg met enkele deelnemers een hashtag voor het congres. Dit zorgt voor het eenvoudiger kunnen volgen van de Tweets door congresgangers en thuisblijvers. Voorbeelden zijn #SMC070 (Bijeenkomsten social media club 070), #dagvr (Dag van de Veiligheidsregio), #socmednifv (Congres Sociale media Whats in it for me) of #wittekolom (Themadag Crisisplan en de Witte Kolom).
2. Kies naast een dagvoorzitter ook voor een moderator van de Tweets. Koppel tijdens het congres de inzet van de Tweets terug, bijvoorbeeld plenair voor de pauzes of na elke spreker.
3. Bespreek vooraf met de sprekers dat Twitter gericht wordt ingezet door de organisatie. Het is gebleken dat dit van invloed kan zijn op hetgeen ze willen vertellen. Maar bovenal is het van invloed op  het gedrag van congresgangers. Deze kijken meer naar hun telefoon, laptop of Ipad dan naar de spreker.
4. Kies je voor een Twitterfountain, bedenk dan vooraf wanneer en waar je deze laat zien. Het is vaak storend als deze achter een spreker zichtbaar is tijdens de presentatie of speech. Dit kun je alleen doen als de spreker ook gebruik maakt van de berichten op het scherm om zo bijvoorbeeld vragen uit de zaal te beantwoorden. De ontvangst, de pauzes en de borrel lenen zich vaak ook goed voor een scherm met een Twitterfountain.
5. Verzoek niet om de mobiele telefoon uit te schakelen tijdens het congres. Verzoek in plaats daarvan de mobiel op stil te zetten. Je wilt mensen de gelegenheid geven te kunnen twitteren. Lijkt een dooddoener, maar gebeurt nog te vaak.
6. Tevens blijken sommige congresgangers zich te storen aan Twitterende deelnemers. Sommigen vinden het zelfs asociaal: de hele tijd naar zo’n schermpje turen in plaats van volledige aandacht op de spreker. Deze reacties kun je op voorhand (deels) wegnemen door kenbaar te maken dat Twitteren een onderdeel vormt van het congres.
7. Maak eventueel een Twitterverslag via storify of stel de Tweets beschikbaar via Twapperkeeper. Bedenk wel of je dit doet als aanvulling of ter vervanging van het congresverslag. Twitterverslagen zijn voor niet-Twitteraars soms abracadabra.
8. Tot slot, al is dit eigenlijk de eerste stap; waarom wil je Twitter gericht in zetten tijdens het congres? Is het slechts om de thuisblijvers te informeren over hetgeen is besproken op de dag? Of is het bedoeld om de thuisblijvers ook te betrekken bij het congres? Deze vraag is belangrijk voor de uitwerking en de briefing van de moderator.

Naast deze aandachtspunten, zijn er vast een aantal die wij hier niet hebben genoemd. Maar hier hebben we gepoogd een voorzet te doen. Wil je met ons meedenken en de lijst aanvullen of heb je opmerkingen? Dan plaatsen we deze graag onder deze blog! En heb je goede voorbeelden van Twitterverslagen, Twitterinzet tijdens een congres met een #focusopveiligheid of missers, dan delen we die natuurlijk ook graag!

Reageren?
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. op deze blog. Reacties kunnen desgewenst op de site worden geplaatst.

Reacties
Prima blog over twitter tijdens congressen. Een meerwaarde die ik nog niet terugzie in het blog, is links naar presentaties en aanvullende informatie. Ik heb inmiddels zo'n twee congressen virtueel thuis achter de laptop via Twitter gevolgd. Ik heb daar gevoelsmatig net zoveel van opgestoken als de fysieke deelnemers, juist omdat ik presentaties en PDF-documenten met achtergrondinformatie per direct kon downloaden en doornemen. - Rick de Haan
(@rickdus)

Wat een uitstekend verhaal over de inzet van Twitter op congressen! Vanuit het perspectief van de dagvoorzitter kan ik toevoegen, dat Twitter nog steeds vooral als marketinginstrument en als gadget wordt ingezet. De stap naar een echte inhoudelijke integratie van Twitter – en social media in het algemeen – op congressen is nog niet gezet. Ik zie grote mogelijkheden om via social media al voorafgaand en na afloop van een bijeenkomst inhoudelijk met elkaar te communiceren, waardoor de dag zelf meer waarde krijgt. En op de dag zelf kunnen social media een grote toegevoegde waarde hebben, mits er gekozen wordt om ze gestructureerd in te zetten.
Ik blogde zelf het volgende:
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/07/je-publiek-beter-bereiken-voortdurende-communicatie/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/04/geslaagde-gesprekken-hoe-maak-je-interactie-succesvol/ - Jan-Jaap In der Maur
(@DagvoorzitterNL)

Ik was vorig jaar bij het NVBR congres in Nieuwegein. Behalve de observatie dat 'sommigen aan de Twitterziekte leiden' (een aantal mensen was wel erg fanatiek), zat ik naast een goede kennis. Hij twitterde zich een slag in de rondte over alles wat hij zag en vooral niet zag. Tot hij na een half uur van zijn smartphone opkeek en mij aansprak: 'Gek eigenlijk. Ik maak helemaal niets mee van wat er op het podium gebeurt.' Misschien moeten we wel twitteren, maar dat vervelende podium niet meer doen. - Jacco Rodermond, Communicatieadviseur, Hulpverleningsdienst Drenthe